公司档案管理制度档案管理制度_档案管理系统_档案管理办法_档案管理员

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            公司档案治理制度

            宣布时光:2018-06-06     浏览次数:0
            公司档案治理制度
            第一条 为了规范公司档案治理工作,包管档案的完全性及保密性,理顺工作法式榜样,明白工作职责,杜绝材料流掉,特制订本制度。
            第二条 档案治理机构及其职责
                 1、公司档案工作实施二级治理,一级治理是指公司综合治理部的兼顾治理;二级治理是指各部份的档案材料治理工作。
                 2、综合治理部档案治理员负责公司所有档案材料的同一搜集治理,各部份的档案治理员负责本部份档案材料的利用治理。
                 3、档案治理人员要严格履行公司档案治理规定,卖力过细地做好档案保管和利用工作,充分发挥档案材料的感化。
                4、综合治理部档案治理员有义务对二级档案治理工作进行监督和指导,每年对二级档案治理进行一次检考验收。
            第三条 归档制度
            1、凡是反应公司计谋成长、临盆经营、企业治理及工程扶植等活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
            2、凡属归档范围的文件材料,均由公司集中同一治理,任何小我不得擅自保存。
            3、归档的文件材料,原则上必须是原件,原件用于报批不克不及归档或相干部份保存的,综合部保存复印件。
            4、凡公司营业活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
            5、营业活动中触及金融财税方面的材料,由财务部保存原件;属于人事方面的材料,由人力资本部保存原件;属于工程扶植方面的,由筹划扶植部保存原件。以上部份应将涉外事务的复印件报综合治理部立案。
            6、由公司对外签订的经济合同,应保存三份原件,综合治理部保存一份,财务部及合同履行(或签订)部份各保存一份。特别情况只有一份原件时,由综合部保存原件。
            7、在归档范围内的其他材料,由经办人整顿后连同有关材料移交综合治理部档案室。部份须要利用的可复印或复制,归档范围外的由各部份自行保管。
            第四条 档案保管束度
                 1、公司综合治理部设存放档案的专门库房,各部份应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具有防火、防潮、防虫等安然条件。
                 2、归档材料要进行挂号,编制归档目次。
                 3、档案治理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目次;根据须要编制专标题次,完美检索对象,以便于查找。
                 4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有层次,主次分明,存放科学。
                 5、库存档案必须图物符合,帐物符合。
                 6、档案治理人员要熟悉所治理的档案材料,知道利用者的需求,控制利用规律。
                 7、根据相关规定及公司实际情况,肯定档案保存克日,每年年关据此进行整顿、剔除。
                 8、经肯定需烧毁的档案,由档案治理员编造烧毁清册,经公司引导及有关人员会审同意后烧毁。烧毁的档案清单由档案员永久保存。
                 9、严格遵守档案安然保密制度,做好档案流掉的防护工作。
                 10、凡公司工作人员调离岗亭前必须做好材料移交工作,方可解决调着手续。
            第五条 档案借阅制度
                 1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司引导同意不得借阅。
            2、借阅档案材料,须经档案保管部份负责人同意。阅档必须在办公室指定的处所,不得携带外出。须要借出档案的,须经档案保管部份负责人同意。
                 3、借阅档案,必须实施挂号、签收手续。
                 4、借出档案材料的时光不得逾越一周,须要时可以续借。过时由档案治理员催还。须要经久借出的,须经分担副总经理同意。
                 5、借出档案时,应在借出的档案地位上,放一代替卡,标明卷号、借阅时光、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。
                 6、借阅档案材料者必须妥当保管档案材料,不得随便任性转借或复印、不得拆封、损污文件,清偿时包管档案材料完全无损,不然,穷究当事人义务。
            7、借出档案材料,因保管掉慎损掉时,要及时清查,并申报主管部份及时处理。
            8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分担副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。
            第六条 二级档案应根据材料的性质和部份须要,每三年移交一次,必须保存的尽可能留复印件,其余材料交综合治理部同一保存。
            第七条 本制度从二O 逐一年十月一日起履行。

             
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